Hvad er attachments (vedhæftede filer)?
Attachments er en betegnelse, der dækker over mediefiltyper, vedhæftninger og digitale assets – når vi bruger betegnelsen, dækker det over filtyper som primære produktbillede, reservedelsliste, EPD-deklarationer osv.
Hos Branchekataloget er hovedreglen med billeder og dokumenter, at du ikke kan have for mange billeder og for meget dokumentation. Det er altid bedre at have et større, repræsentativt udvalg af billeder til samme produkt, og have alle vigtige dokumenter tilknyttet, frem for eksempelvis kun at have ét enkelt primære produktbillede og en brochure.
Med den øgede fokus på bæredygtighed og cirkulær økonomi er der kommet skærpede forventninger til, hvilke mærkninger og dokumentationer, dine produkter skal have. Så er dine produkter for eksempel i kontakt med drikkevand eller er underordnet en anden miljømærkning, er det vigtigt, at du også husker at tilføje dokumentation på dette.
Alle filer, du knytter til dit vvsnummer, skal identificeres med den korrekte ATX-kode (attachment-kode). Du kan få hjælp til at finde den rigtige ATX-kode til din filtype under afsnittet Sådan finder du den rigtige ATX-kode. Du kan desuden altid finde ATX-koderne i fanen "Info" i dine Excel-udtræk fra PIM og i begge mappingskabeloner.
Relateret guidemateriale
Sådan bruger du Leverandør-PIM til billeder og filer
I Leverandør-PIM kan du selv tilføje og redigere i tilknytningen af produktbilleder og filer ved hver enkelt af dine produkter. Fordelen ved at du selv har styringen er, at du selv kan skabe et bedre overblik over eventuelle mangler og forbedringer, der kan udfyldes og skabes.
Hver bruger i Leverandør-PIM har sin egen diskplads, hvor I kan uploade billeder og andre filer til. Der er ingen begrænsning på, hvilket format vi accepterer, men vær dog opmærksom på, hvilken ATX-kode din fil bliver kategoriseret under, samt kvaliteten af dine billeder og navnet på dine filer (se retningslinjerne under ”Best practice” for produktbilleder).
Der er tre metoder til at tilknytte filer til dine artikler:
Du kan tilføje filer direkte i Leverandør-PIM ved enkeltvis at redigere dine produkter
Ved at bruge Branchekatalogets Attachments-mappingskabelon (Excel)
Ved at lave et Excel-udtræk med dine produkter fra Leverandør-PIM
Relateret guidemateriale
Hvad er forskellen på at bruge Attachments-mappingskabelonen og ændre i et Excel-udtræk?
Attachments-mappingskabelonen er nemmest at bruge ved tilknytning af filer til nye produkter/vvsnumre, eller hvis du ønsker at tilføje filer til et eksisterende produkt, som du er sikker på, ikke har filtypen tilknyttet i forvejen (f.eks. tilføje en EPD til et vvsnummer, der ikke allerede har en EPD tilknyttet). Her behøver du ikke bekymre dig om at vælge den rigtige ATX-kode men blot sørge for at vælge den rigtige filtype – så klares resten automatisk ved import til Leverandør-PIM.
Læs mere om, hvordan du anvender Attachments-mappingskabelonen her.
Hvis du tilføjer filer via et Excel-udtræk, kan du allerede se, om andre filer er tilknyttet under samme ATX-kode. Hvis du vil tilføje f.eks. endnu et øvrigt billede, skal du sørge for at skrive det ind i et nyt kolonnesæt med den rigtige ATX-kode i række 2. Er feltet på forhånd tomt, kan du blot udfylde det.
Husk at skrive den rigtige ATX-kode i række 2, og sørg for, at stien i kolonnerne "produktlink" peger korrekt ned på den præcise filplacering. Er du i tvivl om, hvilken ATX-kode du skal bruge, kan du finde oversigten i fanen "Info" i dit udtræk.
Læs mere om attachments og Exel-udtræk her
I begge tilfælde er det vigtigt, at du husker at uploade dine filer til din diskplads i Leverandør-PIM, med mindre du i stedet linker til en ekstern, offentligt tilgængelig filplacering.
Relateret guidemateriale
Step by step: Tilføj attachments direkte i Leverandør-PIM
Tilføjelse af billeder og filer via Leverandør-PIM kan på nuværende tidspunkt kun foregå for ét enkelt produkt af gangen. Ønsker du det gjort for flere produkter i samme omgang, skal du i stedet benytte Branchekatalogets Attachments-mappingskabelon eller lave et Excel-udtræk.
Sådan gør du:
Start med at uploade dine filer til din diskplads. Hvis du ikke ønsker at importere dine filer til Diskpladsen men hellere vil linke til egen offentligt tilgængelig filplacering, spring da direkte til trin 3.
Gå til Filer i hovedmenuen øverst på siden, og vælg Diskplads.
Her kan du se alle de filer, du allerede har uploaded til din Diskplads.Importer de filer, du ønsker at tilknytte, ved at trykke Vælg fil og find filerne på den nuværende placering.
Gå til produktvisningen ved at vælge Produkter i menuen og derefter Alle produkter.
Fremsøg det vvsnummer, du ønsker at tilføje filer til. Tryk på blyanten i venstre side.
Under produktændringen vælger du fanen Vedhæftede filer. Her kan du se, hvis dit produkt allerede har andre filer tilknyttet og hvilken type, de er kategoriseret som. Tryk på + i venstre side.
Vælg først den rigtige ATX-kode i første række, f.eks. Primær produktbillede (ATX015) – du kan se den fulde liste af ATX-koder og deres beskrivelser her.
Tilføj den ønskede fil under URI ved at:
Tryk på Diskplads-ikonet (de fire sorte skiver) og vælg den ønskede fil fra din Diskplads.
Eller
Skriv det fulde link til filen, der ligger på en ekstern, offentligt tilgængelig filplacering (f.eks. jeres egen filbank).
Det er en god idé at udfylde felterne med Beskrivelse (DA, EN, DE), så det er nemmere at identificere det specifikke type dokument; fx kan Godkendelse/certifikat (ATX001) både dækker over en KIWA-typegodkendelse, Svanemærke eller GDV-godkendelse.
Du kan se en oversigt over dokumentnavne på dansk, engelsk og tysk her.
Tryk Gem nederst til højre
Gentag evt. trin 5-8 for at tilføje flere filer til samme vvsnummer, eller trin 3-8 for at tilføje filer til et andet vvsnummer.
OBS. Har du samme dokument på flere sprog (fx en manual på dansk, engelsk og tysk), upload dem da som flere separate vedhæftede filer.
Relateret guidemateriale
Step by step: Arbejd i Attachments-mappingskabelonen
1. Udfyld Attachments-mappingskabelonen
Åbn eller download Branchekatalogets Attachments-mappingskabelonen. (ønsker du skabelonen i engelsk version, gå da til downloads)
Skriv dit 4-cifret leverandør-ID i celle C5. Hvis ikke du kender eller kan huske dit leverandørID, kan du finde det her:
De sidste 4 tal af dit brugernavn til Leverandør-PIM
De sidste 4 tal i dine produkters Produkt-ID (Leverandør-PIM)
Skriv til os for at få det oplyst
Indsæt dine vvsnumre i kolonne D, start i celle D5. NB! Kun ét vvsnummer pr. række.
Fra kolonne E-J behandler du data for den første fil, der skal tilknyttes ét eller flere af vvsnumrene. Næste fil behandler du fra kolonne R-W osv...
Vælg filtypen i celle E5 ved at trykke på pilen og vælge filtypen fra listen – f.eks. Primær produktbillede*.
Gå til celle F6 og vælg "JA" eller "NEJ" til om din fil uploades til Branchekataloget.
Hvis "JA": Skriv det eksakte filnavn i celle G6 – HUSK at uploade dine filer til din Diskplads i Leverandør-PIM, hvis ikke det allerede er gjort. Hvis filen anvendes til flere vvsnumre, skal den kun uploades én gang. Du gentager blot filnavnet i kolonne G for de relevante vvsnumre.
HUSK desuden at tjekke om filnavnet indeholder ikke-systemgodkendte tegn! Læs mere om det i vores Best practice guide.Hvis "NEJ": I celle H6, skriv det fulde link til filen, der ligger på en ekstern, gyldig og offentligt tilgængelig filplacering (f.eks. jeres egen filbank). Hvis flere vvsnumre skal knyttes til den samme fil, så indsætter du blot det samme link i de relevante celler i kolonne H.
Hvis din fil har en udstedelsesdato og/eller en udløbsdato, fx ved en GDV-godkendelse, angiv da disse datoer i felterne I6 og J6.
Gentag for alle vvsnumrene. Hvis et vvsnummer ikke skal have den pågældende fil tilknyttet, kan du blot efterlade cellerne tomme.
Tilføj flere filer (f.eks. GDV-godkendelse) ved at gentage trin 4-8 i kolonnerne R-W, AE-AJ osv.
2. Importér til Leverandør-PIM
Når du har tilføjet den ønskede mængde filer til vvsnumrene, skal du gemme din Attachments-mappingskabelon og importere den til Leverandør-PIM.
Du kan læse guiden til Import af Excel eller se videoen Import af Excel.
Ved import kan det være en fordel at afgrænse importfelterne under Vedhæftede filer til kun at inkludere de filtyper, som du har tilføjet i mappingskabelonen.
Efter import er fine filer knyttet til vvsnumrene, og du kan se de forskellige vedhæftninger ved i Tabelvisningen at trykke på blyanten ud for produktet og derefter vælge fanen Vedhæftede filer.
*Du kan se den fulde liste over filtyper, deres beskrivelse og ATX-koder i fanen Info i bunden af mappingskabelonen.
Relateret guidemateriale
Step by step: Arbejd i Excel-udtræk
Læs evt. afsnittet Eksport til Excel eller se videoen Eksport til Excel.
Lav eksport som anvist ovenfor.
Ved eksport under Eksporterede elementer skal du markere ud for feltet Vedhæftede filer, og under Typer af vedhæftede filer vælger du de filtyper/ATX-koder, du ønsker at behandle (f.eks. Primær produktbillede (ATX015) og EPD (miljøvaredeklaration) (ATX006). Du kan også vælge alle ATX-koderne eller bruge søgefeltet til at finde en bestemt filtype*.Tryk Hent og åbn dit download.
I Excel-arket kan du se kolonnesæt af én filtype (6 kolonner med samme ATX-kode) – kolonnerne D-I, K-P osv.
I række 2 kan du se de pågældende ATX-koder, som du valgte ved eksporten.
Er cellerne ud for vvsnumrene udfyldte med links i det pågældende attachment-kolonnesæt, betegner det en eksisterende filtilknytning. Er felterne tomme, er der tilsvarende ingen filtilknytning.
Du kan godt have flere attachment-kolonnesæt med den samme ATX-kode, der eksempelvis betegner, at du har 2 produktbilleder til det samme vvsnummer (2 kolonnesæt med ATX015).Herfra kan du redigere, slette og tilføje filer ud fra dine vvsnumre.
5. Gå til det ønskede attachment-kolonnesæt (ATX-kode), gå til kolonnen URI (Uniform Resource Identifier) og ned til cellen ud for det ønskede vvsnummer. Udfyld cellen med linket til filplaceringen for den ønskede fil.
6. Udfyld de tre kolonner med Description, så du fx ved ATX001 (Godkendelse/certifikat) kan kende forskel på en GDV-godkendelse eller et FSC-mærke – det er ikke et krav at udfylde disse felter, men en god hjælp dig selv og brugerne af dine data. Du kan finde den korrekte ATX-kode og filtypenavn/beskrivlse under fanen "Info" i dit Excel-udtræk (kolonne BQ).
7. Hvis din fil har en udstedelsesdato og/eller en udløbsdato, fx ved en GDV-godkendelse, angiv da disse datoer i kolonnerne H og I.
8. Gentag trin 5-7 i et nyt attachment-kolonnesæt, hvis du vil tilføje endnu en filtype.
Hvis du løber tør for kolonner, hvor du kan tilføje dine filer, kan du blot kopiere de første et eksisterende attachment-kolonnesæt og sætte dem ind i enden af Excel-arket.
Bemærk: Hvis du har en fil, der findes på forskellige sprog (fx en manual på dansk, engelsk og tysk), der skal tilknyttes det samme vvsnummer, skal de oprettes som tre separate filer i hvert sit attachment-kolonnesæt.
8. Gem din fil og importer til Leverandør-PIM
Læs evt. afsnittet Import af Excel eller se videoen Import af Excel.
*Du kan se den fulde liste over filtyper, deres beskrivelse og ATX-koder her.
Relateret guidemateriale
Sådan finder du den rigtige ATX-kode
Er du i tvivl om, hvilken ATX-kode du skal bruge til at registrere din fil med? Så kig i denne oversigt:
Vejledning til dokumentation og miljømærkninger.
Du finder desuden en oversigt over ATX-koderne i fanen "Info" i både Attachments-mappingskabelonen og i dit Excel-udtræk fra Leverandør-PIM.
Relateret guidemateriale