Step by step: Arbejd i Excel-udtræk

13. jan.

Du har mulighed for at tilføje vedhæftede filer og redigere data for eksisterende tilknytning vha. Excel-udtræk. Dataene skal til sidst importeres til Leverandør-PIM for at gennemføre tilknytningen.

Læs evt. afsnittet Eksport til Excel eller se videoen Eksport til Excel.

Eksportindstillinger for vedhæftede filer.
*Klik på billedet for at forstørre*

Sådan gør du:

Følg vejledningen ovenfor for eksport af data.
Tilpas dine eksportindstillinger således:
- Ved Eksporterede elementer skal du markere ud for feltet Vedhæftede filer.
- Under Typer af vedhæftede filer vælger du de filtyper/ATX-koder, du ønsker at behandle (f.eks. Primær produktbillede (ATX015) og Erklæring (ATX004)). Du kan også tilvælge alle filtyper eller bruge søgefeltet til at finde en bestemt filtype.
Tryk Hent og åbn dit download.

Behandling af vedhæftede filer i en eksporteret Excel-fil.
*Klik på billedet for at forstørre*

I Excel-arket kan du se flere kolonnesæt, der hvert repræsenterer én filtype – 5 kolonner med samme ATX-kode (se billede nedenfor).
I række 1 kan du se beskrivelsen af filtypen. I række 2 kan du se de pågældende ATX og MDX-koder, som du valgte ved eksporten.
Er cellerne ud for produkterne udfyldt med links i det pågældende attachment-kolonnesæt, betegner det en eksisterende filtilknytning. Er felterne tomme, er der tilsvarende ingen filtilknytning.
Har du flere kolonnesæt med den samme filtype/ATX-kode betyder det, at nogen af dine produkter har flere tilknytninger af den samme filtype – fx 2 primære produktbilleder (2 kolonnesæt med ATX-15) eller 3 manualer (3 kolonnesæt med ATX016_MDX999)

Herfra kan du redigere, slette og tilføje filer ud fra dine produkter. Gå til det ønskede kolonnesæt og udfyld de 5 felter således:

– Tip! Kan du ikke huske filtypen ud fra ATX-koderne, så referer evt. tilbage til listen i dine eksportindstillinger, kig i Excel-fanen “Info”, eller kig i denne liste over alle ATX-koder.

URI (Uniform Resource Identifier): Udfyld cellen med linket til filplaceringen for den ønskede fil.
- I Leverandør-PIM har du din egen Diskplads, hvor det er muligt at importere filer. Her vil hver fil have sin egen URL, som du skal kopiere ind i Excel-udtrækket. Læs mere om din Diskplads her.
- Alternativt kan du linke til din fil, som bor på en ekstern og offentligt tilgængelig filplacering (fx jeres egen filbank).
Language: Hvis din fil er på specifikt sprog (fx en manual på dansk, engelsk og tysk) kan dette angives her. Gyldige værdier for sprog kan findes i “Info” arket. Du kan tilføje flere sprog ved at separere værdierne med semikolon.
Description: Udfyld de to Description-kolonner med hhv. en dansk og engelsk beskrivelse af dokumentet for at hjælpe dig med at identificere filtypen. Da du kan have flere filtyper tilknyttet under samme ATX-kode, er det en stor fordel for dig selv og dine kunder at tilføje en beskrivelse, så du fx ved Testgodkendelse (ATX001_MDX033) kan kende forskel på en GDV-godkendelse eller et KIWA Water Mark.
Issue date og Expiration date: Hvis din fil har en udstedelsesdato og/eller en udløbsdato, fx ved en EPD-erklæring, angiv da disse datoer her.
Gentag disse trin i et nyt kolonnesæt, hvis du vil tilføje endnu en filtype.
Hvis du løber tør for kolonnesæt, hvor du kan tilføje dine filer, kan du blot kopiere et eksisterende attachment-kolonnesæt og sætte dem ind i enden af Excel-arket.
Afslut med at gemme din fil og importer den til Leverandør-PIM. Læs evt. afsnittet Import af Excel eller se videoen Import af Excel.